为了进一步加强学校涉密载体保密管理，确保国家秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关规定，结合水晶宫足球俱乐部实际，制定本办法。
一、适用范围
1.1 适用于以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载、存储国家秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等涉密载体。
1.2 适用于涉密载体（含内部资料）的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁等过程的保密管理。
二、组织与管理
2.1 涉密载体的保密管理应当遵循统一管理、分级负责、严格标准、确保安全的原则。
2.2 学校保密委员会办公室和各涉密单位应当加强对涉密载体管理人员的教育培训。未经培训，不得从事相关工作。
2.3 学校保密委员会办公室负责涉密载体保密管理的监督检查。对存在问题的，责令限期整改；对严重违反本办法或发生失泄密案件的，依纪依法追究责任。
三、涉密载体制作、复制管理
3.1 涉密部门因工作需要制作涉密载体，应填写《桂林医学院国家秘密事项定密审核审批表》（附件1），经部门负责人、保密工作委员会办公室和定密责任人同意后到指定场所进行制作。
3.2 制作国家涉密载体，应严格控制知悉范围，记录载体制作数量和去向，并编排分号建立国家秘密事项台账，予以记录。
3.3 因工作需要对涉密载体进行复制时，需填写《桂林医学院涉密载体复制审批表》（附件2）并报学校保密委员会办公室审批登记。
3.4 复制涉密载体必须按照原件确定的密级、保密期限进行标识，严格遵守知悉范围。
3.5 涉密载体的制作、复制要严格按照批准的数量进行，任何部门和个人不得多制多印。涉密载体在起草、修改和制作过程中产生的过程文稿应及时销毁，保证涉密载体登记数量和实物一致。
四、涉密载体的收发、传递管理
4.1 收发涉密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续，确保涉密载体处于受控状态。
4.2 外来涉密载体实行相对集中的统一管理模式。党委信息机要科负责各类涉密载体管理。各部门收到涉密载体应及时移交党委信息机要科，并办理移交手续。
4.3 对外传递涉密载体应通过机要途径、专人传递等方式完成。严禁通过普通邮寄、普通传真、电子邮件等形式传递涉密载体和内部资料。
4.4 对外报送的涉密文件、资料，应当经部门负责人同意后报保密委员会、保密分管领导批准后进行。报送涉密文件、资料送达后应当办理交接手续，由交接单位签字认可。
4.5 外出携带机密级文件或秘密级文件较多时，须两人以上同行。
五、涉密载体的阅读、使用管理
5.1 涉密载体的阅读和使用应遵循严格管理、严密防范、确保安全、方便工作的原则，重点控制知悉范围，不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。
5.2 阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密载体，应当明确保密纪律，提出保密要求。并在符合保密要求的场所进行。
5.3 涉密载体传阅，要做到每天一清，每天下班前必须将涉密载体放置于机要室，不得擅自留用。
5.4 因工作需要，借阅涉密载体应当填写《桂林医学院涉密载体借阅审批表》(附件3)；携带涉密载体外出，应当填写《桂林医学院涉密载体外出审批表》（附件4）。
5.5 汇编、摘录、引用国家秘密信息所形成的涉密载体应当按照其中的最高密级和最长保密期限进行标识和管理。
六、涉密载体的保存、销毁管理
6.1 涉密载体（含内部资料）应当存放在符合安全保密要求的场所，并配备“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜和报警器）。
6.2 涉密载体管理人员要定期清查和核对涉密载体，检查保密防范措施的有效性和涉密载体的完整性。发现问题应及时报告学校保密委员会，并积极组织追查。
6.4 涉密人员辞职、解聘、调离涉密岗位，应当在离岗前清退保管和使用的涉密载体，办理移交手续。办理移交手续应填写《桂林医学院涉密文载体交接单》（附件5）。
6.5 每年三月份党委信息机要科按照上级保密管理部门要求，清退涉密载体。留存于校内且具有保存价值的涉密载体移交档案室，并办理移交手续。
6.6 销毁涉密载体应当在政府指定场所进行。销毁涉密载体应当填写《桂林医学院涉密载体销毁审批登记表》（附件6），履行审批登记手续。销毁绝密级涉密载体前，应当逐页清点、登记，并由两名以上人员现场监督销毁；销毁机密级以下涉密载体前，应当逐件清点、登记，并有专任现场监督销毁。
七、本办法由学校保密委员会办公室负责解释，自发文之日起施行。